"Out-of-the-office"-Kommunikation
Kennen Sie das? An manchen Tagen bestehen die Antworten im Posteingang lediglich aus einer Flut von „out-of-the-office" Antworten, die manchmal auch etwas über ihren Absender und dessen Mission aussagen:
Die informative Variante mit Handlungsspielraum
I'm on business trip with limited access to my e-mails and will be back in the office on ....... For urgent matter that need immediate response please call me on my
mobile, +49 123 455 6677
Die Null-Variante
I will be out of the office starting ..... and will not return until.......
Die Abwarten-Variante
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit in Urlaub und werde am..... wieder im Büro sein. Ich werde mich nach meiner Rückkehr bei Ihnen melden.
Den kreativen Möglichkeiten sind hier keine Grenzen gesetzt.
Aber: Ist es in der tagesaktuellen Arbeit wirklich hilfreich zu wissen, dass die gewünschte Person sich gerade nicht in ihrem Büro befindet?
Ist es nicht so, dass durch diese automatisch generierten Antworten lediglich ein geringer Zeitaufschub entsteht, da die Mails sowieso auf Blackberrys, dem Laptopp oder dem Handy immer und ständig gelesen werden?.... was wir in unserem Arbeitsalltag auch alle wissen und voraussetzen?
Gibt diese Antwort einer Person, die uns erreichen möchte tatsächlich eine Information oder ist es nicht einfach eine weitere Vervielfachung unseres elektronischen Kommunikationsaustausches, der die Datennetze verstopft?
Aus der Sicht eines immer stärker beanspruchten Netzes und der Erfahrung, dass Alle, die out-of-office sind auch unterwegs Mails lesen und beantworten können, wäre es durchaus möglich auf diese Mitteilungen zu verzichten oder sie sinnvoller angereichert durch weitere Informationen zu gestalten.
Voraussetzung dafür wäre eine veränderte Erwartung an die Mailkommunikation: Die Erwartungshaltung für Antwortzeit einfach verlangsamen und dem gegenüber die Möglichkeit zu geben, wann und wo auch immer er sich aufhält die Entscheidung zu überlassen, wann und wie er antworten möchte...
